تقویم محتوا؛ برای ساخت یک تقویم خوب، آستین بالا بزنید!

برای لحظه‌ای تصور کنید که یک دیده‌بان می باشید و در دلِ جنگ هستید. وظیفه دیده‌بان «فهمیدن» است. او کسی است که قصد دارد برورد تا از کوه‌ها نقشه برداری کند و موانع بالقوه را شناسایی کند. او می‌خواهد بداند که جایگاه فعلی چیست، چه چیزی در پیش رو قرار دارد و چگونه می‌تواند به مقصد برسد. خروجی کار او یک «نقشه راه» می باشد. این بسیار شبیه نقشی می باشد که ما استراتژیست‌های محتوا را برعهده داریم.

تقویم محتوا یا تقویم سردبیری چیست؟

اول از همه خوب است که یک تعریف از تقویم محتوا داشته باشیم. تقویم محتوای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کتبی محتواهایی می باشد که در آینده میخواهید منتشر کنید. تقویم محتوا یک نقشه اجرایی می باشد. نقشه‌ای که محتواهای وبلاگ، شبکه‌های اجتماعی و چاپی شما را هدفمند می‌کند.

چرا داشتن یک تقویم محتوا مهم است؟

امروزه بسیاری از شرکت‌ها و افرادی که محتوای دیجیتال تولید می‌کنند، اعتقادی به تقویم محتوایی ندارند. اگر محتوای پست‌ها خبری و سرگرم کننده باشد، تقویم محتوا زیاد به کار نمی آید. فقط مهم است که پست‌های جذاب و درگیر کننده‌ای بارگزای بکنیم. اما اگر بازاریابی محتوا برای رشد کسب و کار استفاده می‌شود، داشتن تقویم محتوایی ضروری می باشد چرا؟ به این دلایل:

بهره‌وری کاری افزایش پیدا می‌کند

داشتن یک برنامه‌ریزی برای تعریف و دنبال کردن مهلت کارها، به اتمام رساندن کار را برایمان بسیار ساده‌تر می‌کند.

در انرژی و منابع صرفه‌جویی می‌شود

نوشتن کار سخت و پرهزینه‌ای می باشد. اگر شما یک برنامه هدفمند آن را انجام دهید، انرژی و منابع زیادی از دست خواهید داد. داشتن یک تقویم محتوایی به شما کمک می‌کند که به جای آنکه تمام انرژی‌ خود را صرف نوشتن کنید، از پتانسیل‌های خود در جهت دستیابی به اهداف استفاده کنید

تقویم محتوا یک تصویر کلی از حال و آینده به شما می‌دهد

تقویم محتوایی به شما کمک می‌کند جایگاه کنونی را بهتر بررسی کنید، تغییرات مورد نیاز خود را بشناسید، و آینده‌ای را تجسم کنید که باب میل شما می باشد.

تقویم محتوا همکاری تیمی را بهتر می‌کند

هر شخصی که در تیم شما حضور دارد باید دقیقاً بداند که چه کاری را در چه زمانی و به چه شکلی انجام بدهد. وگرنه یک تیم گمراه دارید که نمیدانند باید چه کاری را انجام دهند و اهدافی که دنبال می‌کنید یکی پس از دیگری شکست می‌خورند، آن هم فقط به خاطر ناهماهنگی که وجود دارد.
چگونه تقویم محتوا بسازیم؟ برای ساخت تقویم محتوا باید خیلی از جوانب را بررسی کنیم که همه این‌ها در استراتژی محتوا انجام می‌شود، سپس با توجه به داده‌های بدست آمده و اهداف موردنظر تقویم محتوا را درست میکنیم.

چگونه تقویم محتوایی بسازیم؟

در این قسمت مراحل ساخت تقویم را نام می‌بریم و یک توضیح کوتاهی درباره آن میدهیم.

مرحله اول: با تعیین اهداف بازاریابی محتوایی شروع کنید

اولین و مهم‌ترین اقدام برای ساخت یک تقویم محتوا، مشخص کردن اهداف بازاریابی محتوا می باشد. هر کسب و کاری ممکن است که دارای هدف خاصی باشد:

• افزایش آگاهی از برند
• بدست آوردن اعتماد کاربران
• ایجاد ارتباط با مخاطبان
• افزایش ترافیک سایت
• افزایش فروش
• وفاداری مشتریان
• کاهش bounce rate سایت

ممکن است شما بخواهید فقط روی ۲ مورد تمرکز کنید یا همه موارد را استفاده کنید. اما نکته‌ای که در اینجا حائز اهمیت می باشد، مشخص بودن (Specific) اهداف است.

مرحله دوم: یک لیست از ایده‌های مناسب برای نوشتن را تهیه کنید

اکنون به یک لیست از موضوعاتی که باید در آینده منتشر کنیم، احتیاج داریم. برای تهیه این لیست هر ایده‌ای به ذهن تان می‌رسد را یادداشت کنید. یا تمام موضوعاتی که فکر می‌کنید می‌تواند برای مخاطبان شما جذاب و مفید باشد را بنویسید. برای اینکه بهتر متوجه شوید که کاربران شما به چه محتواهایی نیاز دارند، چند روش کاربردی معرفی می‌کنم:

• تحقیق کلمات کلیدی
• سایت‌های پرسش و پاسخ
• سوالات مخاطبان
• موضوعات پرطرفدار

مرحله سوم: هسته محتوای خود را پیدا کنید.

از لیست بالا موضوعاتی که ما را زودتر به خواسته‌های خود می‌رسانند، دارای اولویت بیشتری می باشند و موضوعاتی که سودآوری کمتری برای ما دارند، برای آینده باقی میمانند. ما قصد داریم تمرکز خود را روی آنچه اهمیت و سودآوری دارد معطوف کنیم. این کار با درک هسته محتوا اتفاق می‌افتد. هسته محتوا تقاطع بین هدف تجاری شما و علاقه مخاطب می باشد.

مرحله چهارم: از قیف بازاریابی محتوا غافل نشوید

قیف بازاریابی محتوا مفهومی است که نشان دهنده این است که کاربران پس از آشنایی با یک برند تا خرید محصول از آن برند، چه مراحلی را طی می‌کنند. شما باید در هر مرحله، با یک محتوای مناسب در یک زمان مناسب، کاربران بالقوه سایت یا شبکه‌های اجتماعی خود را تشویق به خرید کنید. در هر مرحله از قیف ما به انواع خاصی از محتوا نیاز داریم. هنگامی که تقویم محتوای خود را تهیه می‌کنید؛ باید از تمام سطوح قیف محتوا بنویسید تا فرایند تبدیل کاربران به خوبی انجام بشود.

مرحله پنجم: مسئولیت افراد تیم محتوای خود را مشخص کنید

نکته مهم در اینجا این است که بدانید دقیقا به چه افرادی نیاز دارید و با منابع مالی موجود می‌توانید چند نفر را به تیم خود اضافه کنید و آیا توانایی مدیریت آن‌ها را دارید یا خیر. همه وظایف باید بین اعضای موجود تقسیم بشوند و همه افراد تیم مسئولیت‌های خود را بدانند. به این ترتیب قادر خواهید بود برنامه دقیق‌تری در تقویم محتوایی خود وارد کنید.

مرحله ششم: یک ابزار ساخت تقویم محتوا انتخاب کنید

ابزارهایی مانند:

• Microsoft Excel
• Google Sheets
• Google Calendar
• افزونه Editorial Calendar برای وردپرس
• استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه مثل Trello یا asana

مرحله هفتم: اطلاعات مورد نیاز را در تقویم محتوا وارد کنید.

در آخرین مرحله کافی است برنامه‌ریزی محتوایی‌ خود را وارد تقویم محتوا کنید. دستِ شما در نحوه چینش این اطلاعات کاملاً باز می باشد، شما می‌توانید بسته به آنچه در ذهن خود دارید چند فیلد را کم یا زیاد بکنید.

• عنوان پست‌ها
• توضیحات پست
• زمان انتشار
• چه کسی باید انجام دهد
• کانال انتشار
• نوع محتوا
• دسته بندی
• مخاطب پست
• هدف پست

ابزارهای ساخت تقویم محتوا

google sheets

اگر می‌خواهید یک تقویم محتوایی مانند جدول‌های اکسل داشته باشید که همیشه و در هر کجا به آن دسترسی داشته باشید و همچنین بتوانید با دیگر اعضای تیم‌ نیز به اشتراک بگذارید؛ از این ابزار استفاده کنید. google sheets آنلاین می باشد. همیشه آخرین نسخه تغییرات خود را می‌توانید ببینید. شما می‌توانید app آن را روی موبایل خود نصب کنید و در برنامه محتوای خود یک سری تغییراتی نیز بدهید. می‌توانید برای سایر اعضای تیم‌ خود سطح دسترسی‌های مختلفی تعیین کنید تا آن را ویرایش کنند، یا نه فقط محتوا های تقویم را مشاهده کنند.

Google Calendar

کلِ کاری که ما می‌خواهیم انجام دهیم این است که یک تقویم بسازیم و روی آن جدول زمانی پست‌هایمان را وارد کنیم، یکی از معمولی‌ترین روش‌ها، استفاده از برنامه‌های تقویم مثل google calendar می باشد. اینگونه دیگر نیازی نیست وقت زیادی را برای طراحی تقویم بگذاریم. برای ساخت تقویم محتوا، تقریباً هر نیازی که داشته باشید تقویم گوگل کار شما را راه می‌اندازد. مهم ترین نکته این است که این اپ از تقویم شمسی و زبان فارسی پشتیبانی می‌کند. شما این امکان را دارید از یادآور (reminder) اضافه کنید و تقویم محتوای خود را به سایر ابزارهای گوگل مثل Google Taks و جیمیل متصل کنید. همچنین یک رویداد مانند نوشتن یک پست وبلاگی را با دیگران به اشتراک بگذارید تا در جریان آن قرار بگیرند.

افزونه Editorial Calendar برای وردپرس

این گزینه برای کاربران وردپرسی بهترین انتخاب می باشد. یک تقویم ساده و تمیز درست در پیشخوان سایت‌ شما که همیشه دمِ دست است تا بتوانید با سرعت بیشتری برنامه‌ریزی کنید. از مهم‌ترین مزیت استفاده از این افزونه میتوان به یکپارچگی‌ او با وبلاگ اشاره کرد. زمانی که شما Editorial Calendar را باز می‌کنید، تمامی پست‌های وبلاگ‌تان را روی تقویم مشاهده میکنید و در همان لحظه می‌توانید هر تغییری که نیاز باشد را روی آن‌ها اعمال کنید؛ مثلاً تاریخ انتشارشان را با درگ دراپ (drag-and-drop) جابجا کنید، وضعیت نمایش پست را تغییر بدهید،یک سری تغییراتی در متنِ نوشته به‌وجود بیاورید و یا یک پست جدید برای چند هفتۀ دیگر تنظیم کنید.

استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه

فرض کنید که شما یک پنج نفره احتیاج داربد تا برای اینستاگرام و یوتیوب محتوای ویدیویی بسازید. با کمک این ابزارها می‌توانید یک پروژه برای برنامه‌ریزی محتوای خود ایجاد کنید. و هر تعداد که نیاز دارید تقویم تعریف کنید. سپس برای هر یک از اعضای تیم سطح دسترسی مشخصی تعریف کنید و taskهایی که باید انجام بدهد مانند ریز جزئیاتیِ مانند تاریخ، ساعت و هر توضیحاتی که دوست دارید را مشخص کنید.

اکثر ابزارهای مدیریت پروژه چند روز قبل‌تر از مهلت انجام یک تسک، آن را یادآوری می‌کنند. و از شما می‌خواهند که وضعیت پروژه را (انجام شده/انجام نشده) مشخص کنید. این ویژگی باعث می‌شود که شما همیشه در جریان پیشرفت کارهای تیم و پروژه خود باشید و اگر نقطه ضعفی در یک قسمتی وجود داشته باشد، راحت بتوانید آن را شناسایی کنید و برای بهبود آن تصمیم بگیرید. در اینجا به چندین ابزار مدیریت پروژه پرکاربرد نگاهی می اندازیم:

Terllo

ترلو در ایران بسیار شناخته شده می باشد. یکی از دلایلی که باعث محبوبیت ترلو شده است رابط کاربری بصری قابل فهم و ساده‌ آن می باشد. Terllo برای هر پروژه‌ای که تعریف می‌کنید، یک داشبورد شبیه به یک تابلوی وایت بُرد در اختیار شما قرار می‌دهد. شما می‌توانید روی آن ستون‌های مختلف ایجاد کنید و برنامه‌های خود را مانند برچسب و کارت بچسبانید.  زمانی که کارت‌ها را ایجاد کردید،شخص یا اشخاصی را که باید روی آن Task کار کنند را مشخص می‌کنید و و یک دِدلاین (فرصت نهایی تحویل کار) در نظر می‌گیرید. همچنین این امکان را دارید که برای هر کارت چک لیستی از نکات مهم را به آن اضافه کنید و فایل‌های مورد نیاز را ضمیمه کنید تا در دسترس اعضای تیم‌تان قرار بگیرد. سایر اعضای تیم هم قادر می باشند برای هر Task کامنت ارسال کنند و درباره آن تعامل داشته باشید.

Asana

از نکات خوب آسانا این می باشد که که همان امکانات ترلو را با رابط کاربری بهتری به شما می‌دهد: برخلاف ترلو که در آن پروژه‌ها را با نمای تخته‌ای ایجاد می‌کنید، در آسانا این امکان را دارید که پروژه‌ها را به صورت لیستی، تایم لاین و در تقویم هم درست کنید. همیشه یک تقویم شخصی کاربردی برای شما وجود دارد که می‌توانید برنامه‌های آینده خود را روی آن مرور کنید. و نکته مهمی که قرار دارد این است که یک Inbox بسیار قوی وجود دارد که شما را از همه چیز باخبر می‌کند تا چیزی از دستتان نرود. ثبت‌نام و استفاده در آسانا برای تیم‌های ۱۵ نفرِ بدون محدودیت زمانی رایگان است. همچنین شما این قابلیت را نیز دارید که پرونده‌های ۱۰۰ مگابایت را با هم‌تیمی های خود به اشتراک بگذارید.

تسکولو

تسکولو یک ابزار ایرانی برای مدیریت پروژه‌ها می باشد. این ابزار از نظر امکانات بسیار شبیه به ترلو و آسانا می باشد، اما یک سری ویژگی‌هایی دارد که بعضی افراد و تیم‌ها استفاده از آن را ترجیح می‌دهند. توی دو ابزار قبلی ما با محدودیت‌هایی مواجه هستیم. محدودیت‌هایی مانند پشتیبانی نکردن از زبان فارسی، نداشتن تقویم شمسی و تحریم! بسیاری از این ابزارها به کاربران ایرانی خدمات ارائه نمی‌دهند. و احتمالاً مجبور باشید برای استفاده از آن‌ها آی‌پی خود را به کشور دیگری تغییر دهید.

سخن پایانی:

در این مقاله تقویم محتوا، اهمیت آن و مراحل ساخت را به شما گفتیم و سعی کردیم با تمام نکات و ابزارهای موجود آشنایی پیدا کنیم. حالا نوبت شما می باشد که تقویم محتوایی خود را بسازید و ساخت آن را ساده ولی جدی بگیرید. حتی اگر میتوانید یک مقوا را خط کشی کنید و به شکل تقویم در بیاورید، حتماً آن را بسازید. هدف نهایی این است که شما بتوانید برای کارهای خود برنامه ریزی داشته باشید.